Die Funktion des Labeling von Ressourcen und Vorlagen ermöglicht es, Inhalte wie Vorlagen oder Ressourcen gezielt an bestimmte Organisationen innerhalb einer Konzernstruktur zuzuordnen und so die Übersichtlichkeit und Relevanz zu verbessern. Durch Labels kann definiert werden, welche Ressourcen und Vorlagen standardmäßig für eine Organisation sichtbar sind. Dies hilft, bei der Auswahl nur diejenigen Inhalte anzuzeigen, die für die jeweilige Organisation relevant sind, ohne jedoch den Zugriff auf andere Ressourcen vollständig zu blockieren.
Erstellung und Verwaltung von Labels
- Erstellung der Labels: Labels für Organisationen, Ressourcen und Vorlagen werden zentral in der Ressource „Label“ erstellt. Die Vergabe von Labels sowie die Erstellung neuer Labels ist an entsprechende Berechtigungen gebunden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Nutzer Änderungen vornehmen können.
- Vergabe von Labels: Einzelne Organisationen können über die Einstellungen in der sogenannten Organisationsverwaltung Labels zugewiesen bekommen. Hier können mehrere Labels einer Organisation zugeordnet werden, um die spezifischen Ressourcen oder Vorlagen anzuzeigen, die für diese Organisation relevant sind.
Funktionsweise des Labelings
Das Ziel der Labeling-Funktion ist es, dass in einer Organisation standardmäßig nur Vorlagen und Ressourcen zur Auswahl angezeigt werden, die mindestens ein Label mit den Labels des Unternehmens gemeinsam haben. Dies sorgt dafür, dass Benutzer einer Organisation standardmäßig nur diejenigen Inhalte sehen, die für ihre Organisation bestimmt sind.
- Mehrere Labels: Organisationen, Ressourcen und Vorlagen können mehrere Labels erhalten. Wenn mindestens ein Label zwischen einer Ressource/Vorlage und der Organisation übereinstimmt, werden auch nur die Ressourcen und Vorlagen dem Benutzer innerhalb Organisation standardmäßig zur Auswahl angezeigt.
- Beispiel: Ein Unternehmen hat die Labels X, Y und Z. Eine Ressource hat die Labels A, B und Y. Da das Label Y übereinstimmt, wird diese Ressource mit dem Label Y dem Benutzer der Organisation mit dem Label Y standardmäßig zur Auswahl angezeigt.
- Ressourcen ohne Labels: Ressourcen und Vorlagen, die kein Label besitzen, werden standardmäßig allen Organisationen angezeigt. Dies verhindert, dass ungelabelte Ressourcen für Organisationen unzugänglich sind, selbst wenn keine spezifische Zuweisung vorgenommen wurde.
- Auswahl bei Erstellung: Bei der Erstellung neuer Ressourcen oder Vorlagen können alle vorhandenen Labels zur Kennzeichnung ausgewählt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass neu erstellte Inhalte sofort den relevanten Unternehmen zugänglich gemacht werden können.
Standardansicht und Flexibilität
Das Labeling schränkt nur die standardmäßige Ansicht der Ressourcen und Vorlagen ein. Es verhindert jedoch nicht, dass Organisationen auch auf Ressourcen zugreifen können, die nicht mit ihren Labels übereinstimmen. Diese Flexibilität ist entscheidend, um Probleme bei der Vererbung von Dokumentationen zu vermeiden. Organisationen haben die Möglichkeit, auch auf andere Ressourcen zuzugreifen, falls dies notwendig ist, selbst wenn diese nicht standardmäßig angezeigt werden.
Berechtigungen für Label-Zuweisung
- Die Vergabe von Labels an Unternehmen ist an entsprechende Berechtigungen gebunden. Nur berechtigte Benutzer in der Konzernstruktur dürfen Labels für eine Organisationen, Ressource oder eine Vorlage vergeben.
- Auch das Erstellen neuer Labels ist an eine Berechtigung geknüpft, um sicherzustellen, dass die Labelstruktur übersichtlich bleibt und nur autorisierte Personen neue Kennzeichnungen hinzufügen können.
Labeling bei Ressourcen
Das Labeling von Ressourcen ist aufgrund der zugrunde liegenden Logik und Notwendigkeit auf bestimmte Ressourcentypen beschränkt. Dies betrifft insbesondere die folgenden Ressourcen:
- Zwecke
- Rechtsgrundlagen
- Kategorien personenbezogener Daten
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten
- Kategorien Betroffener
- Kategorien Empfänger
Diese Einschränkung stellt sicher, dass das Labeling zielgerichtet und konsistent auf die wesentlichen Kernressourcen angewendet wird, die in einem Unternehmen für die Erfüllung datenschutzrechtlicher und organisatorischer Anforderungen besonders relevant sind.
Fazit
Das Labeling von Ressourcen und Vorlagen ist ein flexibles Werkzeug, um innerhalb größerer Organisationsstrukturen eine standardisierte, relevante Ansicht auf die für einzelne Organisationen bestimmten Inhalte zu bieten. Es stellt sicher, dass Organisationen nur die Inhalte sehen, die für sie von Bedeutung sind, während die Möglichkeit, auf alle Ressourcen zuzugreifen, erhalten bleibt. Die Zuweisung und Erstellung von Labels ist dabei klar strukturiert und an Berechtigungen gebunden, um die Integrität der Organisation und ihrer Ressourcen zu gewährleisten.