Zwei Arten der ICAs ergeben sich aus der jeweiligen Vertragsbeziehung:
Hierbei kann angegeben werden, ob der Vertrag auf einer Auftragsverarbeitung basiert oder nicht.
Sofern Sie als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 4 Nr. 8 DSGVO im Rahmen eines Intercompany Agreement tätig sind, können Sie zudem die zutreffende Vertragsbeziehung zu einer bestehenden Verarbeitung im Auftrag zuordnen.
Sobald alle Auftraggeber hinterlegt wurden, der Vertrag hochgeladen und unterzeichnet wurde, werden die Auftraggeber aus dem ICA der ausgewählten Verarbeitung im Auftrag als „interne Empfänger“ zugewiesen und die Auftragnehmer werden dem Auftraggeber als Datenempfänger mit der Art „Auftragsverarbeiter“ hinterlegt.
Für den Fall, dass Sie NICHT als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 4 Nr. 8 DSGVO im Rahmen eines Intercompany Agreement tätig sind, ist auch keine Verknüpfung mit einer Verarbeitung im Auftrag herzustellen. Nachdem alle Beteiligten ausgewählt wurden, der Vertrag hochgeladen und unterzeichnet wurde, wird lediglich automatisch beim Auftraggeber ein Datenempfänger (mit dem Namen des ICA) und der Art „Intercompany Agreement“ erstellt.
Als nächstes unterscheiden wir zwischen den Zuständen der ICAs, so gibt es unterzeichnete oder eben jene, welche noch unterzeichnet werden müssen:
Bereits unterzeichneter ICA:
Diese Option wählen Sie dann, wenn alle, auch zukünftige Beteiligte den Vertrag bereits gezeichnet haben. In diesem Fall können Sie dennoch alle beteiligten Organisationen verlinken, aber es wird kein Bestätigungsprozess mehr über unser System angestoßen. Der Vertrag sollte natürlich zur Einsicht aller Beteiligten hochgeladen werden.
Sollten zukünftig weitere Beteiligte hinzukommen, ist ein neuer Datensatz (Intercompany Agreement) im DSMS anzulegen.
Noch nicht unterzeichneter ICA:
Diese Option wählen Sie, wenn der Vertrag noch nicht gezeichnet wurde und Sie einen Bestätigungsprozess über unser System wünschen. Auch hier können Sie die beteiligten Unternehmen im System hinterlegen. Das System initiiert dann nach Auswahl der Beteiligten einen Bestätigungsprozess in Form einer Aufgabe für die jeweiligen Verantwortlichen.
Sobald der hinterlegte Vertrag bestätigt wurde, erscheint ein Logeintrag innerhalb des ICA-Datensatzes in Form eines Zeitstempels (Datum, Uhrzeit und Person) hinter dem Eintrag der beteiligten Organisation in der Tabelle. Das entsprechende Vertragsdokument, kann hierbei innerhalb des ICA abgelegt und eingesehen werden, damit alle Parteien stets den Zugriff auf das Dokument ermöglicht bekommen.
Wichtige Informationen:
In allen genannten Fällen besteht die Möglichkeit eines Dokumentenuploads, wodurch garantiert werden soll, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt wissen, was unterzeichnet werden soll oder bereits wurde.
Die Person, die für die Bestätigung des Intercompany Agreements verantwortlich ist, kann innerhalb der Organisationsverwaltung in den Einstellungen unter „Darstellung und Sonstiges“ hinterlegt werden.
Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie unter Wie ernenne ich einen Zeichnungsberechtigten für ein Intercompany Agreement? – Keyed Hilfebereich