Diese Konstellation lässt sich vollständig und DSGVO-Konform in unserem DSMS dokumentieren.
Empfohlene Schritte:
- Erstellen eines Intercompany Agreements
- Eindeutige Benennung des ICA, für eine saubere Dokumentation
- Nutzen Sie das Freitextfeld, um eine kurze Beschreibung der gemeinsamen Verantwortlichkeit zu hinterlegen. (Siehe Mustertext unten)
- Da keine Auftragsverarbeitung vorliegt, muss die Option „Nein“ ausgewählt werden
- Nun geben Sie an, ob der Vertrag bereits vollständig gezeichnet wurde oder nicht und klicken auf „SPEICHERN“
- Wählen Sie nun innerhalb des ICA im Reiter „Beteiligte Unternehmen“ die jeweils beteiligten Organisationen aus
- Laden Sie die unterschriebene Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO unter dem Reiter „Dateien“ hoch
- Sie haben nun erfolgreich einen ICA für eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 erstellt
Mustertext für Freitextfeld:
„Dieser Vertrag regelt eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zwischen [Unternehmen A] und [Unternehmen B]. Der Vertrag bezieht sich auf die gemeinsam betriebene Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des [Systems/Prozesses]. Die Rollenverteilung und die Wahrnehmung der Betroffenenrechte sind im Vertragsdokument geregelt.“
Wichtig:
Die Person, die für die Bestätigung des Intercompany Agreements verantwortlich ist, kann innerhalb der Organisationsverwaltung in den Einstellungen unter „Darstellung und Sonstiges“ hinterlegt werden.
Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie unter Wie ernenne ich einen Zeichnungsberechtigten für ein Intercompany Agreement? – Keyed Hilfebereich