Im Beitrag Wie erstelle ich einen Bericht? haben Sie bereits erfahren, wie ein Bericht im DSMS von Keyed konfiguriert und exportiert werden kann. Nun wollen wir Ihnen auch noch erklären, wie ein solcher Bericht aufgebaut ist und was sich hinter der entsprechenden Konfiguration je Bereich verbirgt.
In unseren Berichten unterscheiden wir zunächst je Bereich des DSMS zwischen einer tabellarischen Ansicht und einer Detailübersicht. In manchen Bereichen fällt jedoch die Detailübersicht aufgrund fehlender weitreichender Informationen weg – Hierzu erhalten Sie in diesem Beitrag eine entsprechende Erläuterung.
Bei der tabellarischen Anischt wird eine kurze Zahlenbasierte oder abgespeckte Übersicht der jeweiligen Bereiche im DSMS ermöglicht.
Bei der Detailübersicht werden die einzelnen Datensätze inhaltlich genauer beleuchtet und in Kurzfassung aufgelistet.
Eine genauere Erklärung für die Konfigurationsmöglichkeiten der jeweiligen Bereiche erhalten Sie im weiteren Verlauf dieses Beitrags, da es zwischen den Datensätzen diverse Unterschiede gibt.
Aufgabenübersicht
Tabellarische Ansicht:
Bei der tabellarischen Ansicht wird die Anzahl der Datensätze nach „Label und Status“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ unterteilt.
Dabei werden die jeweils verwendeten Label benannt und unter „Gesamt“ zahlenmäßig zusammengefasst.
Detailübersicht:
Bei der Detailübersicht werden die jeweiligen Aufgaben samt Benennung zugehöriger Labels, den hinterlegten Prioritäten, der Beschreibung, die angegebene Frist, Zuständige Personen und Abteilungen aufgelistet. Die Datensätze sind zudem nach Status der Aufgabe „Backlog“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ strukturiert.
Datenempfänger
Tabellarische Ansicht:
Bei der tabellarischen Ansicht der Datenempfänger wird die Anzahl der Datenempfänger in die Status „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Geprüft“ aufgeteilt.
Detailübersicht:
Bei der Detailübersicht werden die jeweiligen Datenempfänger nach dem Status sortiert aufgelistet. Zudem werden die bereits hinterlegten Informationen über den Datenempfänger wie Benennung, Orte der Verarbeitung und geeignete Garantien, Unterauftragnehmer, ob ein vorhandener Vertrag vorliegt und letzte Prüfungen angezeigt.
Verarbeitungstätigkeiten
Tabellarische Ansicht:
In der tabellarischen Ansicht der Verarbeitungstätigkeiten wird die Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten nach ihrem Status aufgelistet.
Detailübersicht:
Die Detailübersicht wird in die jeweiligen Status unterteilt. Die Datensätze selbst werden dann noch mit der Benennung, der Beschreibung, der zuständigen Abteilung und der Informationen zur Übertragung in ein Drittland angereichert.
Verarbeitungen im Auftrag
Tabellarische Ansicht:
In der tabellarischen Ansicht der Verarbeitung im Auftrag wird die Anzahl der Verarbeitungen im Auftrag nach dem jeweiligen Status aufgelistet.
Detailübersicht:
In der Detailübersicht wird nach Status sortiert. Sie erhalten zudem die Beschreibung, die Abteilung und die Übertragung in ein Drittland der Verarbeitung im Auftrag aufgelistet.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Tabellarische Darstellung:
Bei den TOMs gibt es lediglich die Möglichkeit einer tabellarischen Ansicht, da diese auch im System je Datensatz keine großartig weitreichenderen Informationen bieten. Somit beschränkt sich die Ansicht zur einfachen Übersicht auf die Bezeichnung, Beschreibung und Kategorie der Maßnahmen.
Löschkonzept
Tabellarische Ansicht:
Auch die Löschkonzepte bieten aufgrund der fehlenden weiterführenden Informationen im Vergleich zum Löschkonzept im System nur eine tabellarische Ansicht. Hier bieten wir Ihnen eine Übersicht der Datenkategorien mit einem Hinweis des jeweiligen Aufbewahrungsortes, den Löschfristen und der hinterlegten Erläuterung.
Audits
Tabellarische Ansicht:
In der tabellarischen Ansicht der Audit-Berichte wird zunächst die Art nach Konformität und Risiko unterschieden und in Smart oder nicht Smart eingeteilt.
In der Ergebnisspalte wird ein Prozentsatz angegeben, je nachdem wie konform das jeweilige Audit ist. Bei einem Risikoaudit wird angezeigt wie hoch das Risiko ist. Unterschieden wird hier zwischen niedrigem Risiko, mittlerem Risiko, hohem Risiko oder sehr hohem Risiko.
Detailübersicht:
In der Detailübersicht der Audit-Berichte wird jedes Audit einzeln dargestellt.
Dabei werden bei den Risikoaudits die Ergebnisse pro Themenkapitel aufgezeigt und ein Gesamtergebnis in Form einer Risikomatrix ausgegeben. In dieser wird das Brutto-Risiko, welches lediglich die Risiken berücksichtigt, als türkiser Punkt abgebildet und das Netto-Risiko, welches die Risiken unter Berücksichtigung der Maßnahmen mit einbezieht als grauer Punkt abgebildet.
Hingegen werden bei einem Konformitätsaudit die einzelnen Themenkapitel zunächst Namentlich mit dem jeweiligen Prozentsatz ausgegeben und im Anschluss gegenübergestellt und in einem Netzdiagramm veranschaulicht:
Datenschutzfolgenabschätzung
Tabellarische Ansicht:
Bei der tabellarischen Ansicht der Datenschutzfolgenabschätzung wird die Anzahl der DSFAs nach Status sortiert.
Detailübersicht:
Bei der Detailübersicht der Datenschutzfolgenabschätzung wird die gesamte Beschreibung, eine Auflistung der Abteilungen und die Datenübertragungen in Drittländer angezeigt.
Datenpannen
Tabellarische Ansicht:
Bei der tabellarischen Ansicht wird die Art des Vorfalls aufgelistet und zahlenmäßig in den jeweiligen Status aufgeteilt.
Detailübersicht:
In der Detailübersicht der Datenpannen wird der Name, die Art, die Beschreibung, die Ursache, die Fälligkeit, die Anzahl der betroffenen Personen/Datensätze, die Risikoeinschätzung und die Meldepflichtigkeit angegeben.
Externe Kommunikation
Tabellarische Ansicht:
Bei der tabellarischen Ansicht der externen Kommunikation wird der jeweilige Datensatz mit der entsprechenden „Art“ der Kommunikation in einen der drei Status „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ oder „Geprüft“ unterteilt und in einer Tabelle dargestellt.
Detailübersicht:
Bei der Detailübersicht der externen Kommunikation werden neben dem Namen, auch die „Art“ der Kommunikation und die „Frist“ angegeben.
Auftraggeber
Tabellarische Ansicht:
Bei der tabellarischen Ansicht wird die Anzahl der Auftraggeber nach dem jeweiligen Status zahlenmäßig aufgelistet.
Detailübersicht:
Bei der Detailübersicht wird neben dem Namen des Auftraggebers angegeben, ob ein Vertrag vorhanden ist.
Für weitere Informationen oder bei Fragen steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.